Το Γενικό Λογιστήριο (ΓΛ) δεν εφάρμοσε πλήρως το νομικό πλαίσιο/τις ορθές πρακτικές που διέπουν τη διαδικασία σύναψης συμβάσεων και της επακόλουθης διαχείρισης της υλοποίησης της σύμβασης για το σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων-Enterprise Resource Planning (ERP), αναφέρει σε ειδική έκθεση η Ελεγκτική Υπηρεσία (ΕΥ).
Η Ελεγκτική Υπηρεσία, η οποία διεξήγαγε από το Νοέμβριο 2022 μέχρι το Φεβρουάριο 2023 έλεγχο του βαθμού υλοποίησης της ανάπτυξης του Πληροφοριακού Συστήματος (ΠΣ) Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων-ERP του Γενικού Λογιστηρίου, στο πλαίσιο της σύμβασης ΓΛ 14/2016, αναφέρει ότι η σύμβαση που υπογράφηκε το Νοέμβριο 2018, αξίας €33.962.036, τερματίστηκε τον Μάρτιο 2023 από την Αναθέτουσα Αρχή (ΑΑ), «λόγω της αδυναμίας του Αναδόχου να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις του, με αποτέλεσμα να μην έχει υλοποιηθεί το σύστημα».
Στα γενικά συμπεράσματα της έκθεσης της, η οποία δημοσιοποιήθηκε στις 3 Ιανουαρίου του 2024, η ΕΥ εκφράζει την άποψη ότι το ΓΛ παρουσίασε «υπέρμετρη αυστηρότητα στην προθεσμία υποβολής προσφορών, παρά το αίτημα ενός από τους πέντε προεπιλεγμένους οικονομικούς φορείς (ΟΦ)», καθώς και «υπέρμετρη αυστηρότητα στην αξιολόγηση των ΟΦ με αποτέλεσμα να αποκλειστούν ορισμένοι ΟΦ παρά το ότι είχαν προτείνει εφαρμόσιμες λύσεις (δεν έγιναν αποδεκτές οι επεξηγήσεις που είχαν δοθεί από τους ΟΦ, ενώ κάλυπταν ουσιαστικά τα απαιτούμενα UC)».
Αναφέρει επίσης ότι το ΓΛ παρουσίασε «υπέρ το δέον ανοχή στις καθυστερήσεις και τα προβλήματα της λύσης του Αναδόχου κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου».
Στις γενικές της συστάσεις, η ΕΥ εισηγείται, μεταξύ άλλων, να εφαρμόζονται οι πρόνοιες της νομοθεσίας έτσι ώστε να διασφαλίζεται η ευρύτητα συμμετοχής και η νομιμότητα της ανταγωνιστικής διαδικασίας, ενώ «κατά την αξιολόγηση των τεχνικών προσφορών να μην δίνεται υπερβολική εμπιστοσύνη σε θεωρητικές λύσεις».
Επίσης, εισηγείται «να δίνεται όσο το δυνατόν περισσότερη ευχέρεια στους ΟΦ να ετοιμάζουν ολοκληρωμένες προσφορές, ώστε μέσα από την όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ευρύτητα συμμετοχής να δημιουργείται υγιής ανταγωνισμός που μπορεί να οδηγεί σε καλύτερα αποτελέσματα και, κατ΄ επέκταση σε σημαντική εξοικονόμηση χρόνου και κόστους για το δημόσιο» και «να εφαρμόζονται οι πρόνοιες της νομοθεσίας σχετικά με αλλαγές και απαιτήσεις με επιμερισμό ευθύνης και εφαρμογή ανάλογων ρητρών καθυστέρησης, ως οι πρόνοιες της σύμβασης».
Επιπλέον, εισηγείται η Αναθέτουσα Αρχή (ΑΑ) να προσαρμόζει τις απαιτήσεις της για την εξασφάλιση ενός Πληροφοριακού Συστήματος (ΠΣ), οι οποίες καταγράφονται ως λειτουργικές απαιτήσεις-Use Cases (UC) στα έγγραφα διαγωνισμού, ενδεχομένως μέσω απλοποίησης ή/και επανασχεδιασμό των επιχειρησιακών διεργασιών, με βάση το τι υπάρχει διαθέσιμο στην αγορά και παράλληλα «η ΑΑ να αφουγκράζεται έγκαιρα την ύπαρξη προβλημάτων σε μια σύμβαση, ιδιαίτερα όταν αυτά είναι τόσο σοβαρά ώστε να οδηγήσουν σε τερματισμό της».
Σημαντικότερα ευρήματα
Ειδικότερα σε σχέση με τα σημαντικότερα ευρήματα του ελέγχου της, η ΕΥ αναφέρει ότι διαπίστωσε ότι με βάση τις απαιτήσεις των σχετικών εγγράφων διαγωνισμών, δεν αναπτύχθηκε υγιής ανταγωνισμός σε καμία από τις δύο διαδικασίες διαγωνισμών που προκηρύχθηκαν για το υπό αναφορά έργο και ότι ο αρχικός διαγωνισμός με αρ. ΓΛ 5/2016 ακυρώθηκε, αφού οι επτά συμμετέχοντες ΟΦ, δεν ικανοποιούσαν τις ελάχιστες απαιτούμενες προϋποθέσεις συμμετοχής.
Αναφέρει επίσης ότι ο επόμενος διαγωνισμός, με αρ. ΓΛ 14/2016, ανατέθηκε στον μοναδικό ΟΦ που πληρούσε τις απαιτήσεις του διαγωνισμού, και οδήγησε στην υπογραφή της πιο πάνω τερματισθείσας σύμβασης ΓΛ 14/2016.
«Επιπλέον, παρατηρήσαμε ότι σε κανένα από τους δύο διαγωνισμούς δεν περιλήφθηκαν στην εκτιμώμενη αξία τα ποσά προαίρεσης για παράταση της περιόδου λειτουργίας και συντήρησης του συστήματος, ως οι πρόνοιες της σχετικής νομοθεσίας», προσθέτει η ΕΥ.
Η ΕΥ εκφράζει την άποψη ότι, «σημαντικός λόγος που δεν είχε αναπτυχθεί υγιής ανταγωνισμός ήταν το ότι, αν και δόθηκε χρόνος για υποβολή των προσφορών, δεν είχε δοθεί επιπλέον αιτούμενη παράταση για την κατάλληλη ετοιμασία των προσφορών, παρά το σχετικό αίτημα ενδιαφερόμενου οικονομικού φορέα (ένεκα και ουσιωδών αλλαγών στα έγγραφα που είχε προβεί το ΓΛ), ώστε οι ΟΦ να ετοιμάσουν την τεχνική προσφορά τους για να περιγράψουν την προτεινόμενη λύση σύμφωνα με τις απαιτήσεις του έργου. Επιπρόσθετα, η Επιτροπή Αξιολόγησης επέδειξε υπερβολική αυστηρότητα με την απόρριψη προσφορών που δεν είχαν, κατά την άποψη της, πλήρη επεξήγηση των προτεινόμενων λύσεων».
Αναφέρει επίσης ότι «ενώ είχε γίνει προκαταρκτική ενημέρωση της Κεντρικής Επιτροπής Αλλαγών και Απαιτήσεων (ΚΕΑΑ) από το ΓΛ για υποβολή αιτήματος για παράταση στην εκτέλεση της σύμβασης, με τη δέσμευση ότι θα έστελνε κανονικά αίτημα στην ΚΕΑΑ μόλις θα είχε ξεκαθαρίσει το θέμα, τελικά δεν υποβλήθηκε το πιο πάνω σχετικό τελικό αίτημα, παρά την καθυστέρηση που υπήρχε».
Προσθέτει ότι «το ΓΛ όφειλε, αφενός από τον ρόλο του ως Αρμόδια Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων και, αφετέρου ως ΑΑ για ένα τόσο σημαντικό έργο που γνώριζε όλα τα προβλήματα που υπήρχαν, να προχωρήσει τουλάχιστον σε επιμερισμό ευθύνης και εφαρμογή ανάλογων ρητρών καθυστέρησης ως οι πρόνοιες της σύμβασης, για τη μέχρι τότε καθυστέρηση στην ολοκλήρωση του έργου».
Επίσης, στα σημαντικότερα ευρήματα της, η ΕΥ αναφέρει ότι υπογράφηκε συμπληρωματική συμφωνία με τρίτη εταιρεία για την αναγνώριση και υλοποίηση δράσεων αναφορικά με τη διαχείριση της μετάβασης του δημοσίου από το υφιστάμενο σύστημα FIMAS, στο υπό αναφορά σύστημα ERP και προσθέτει πως «η εν λόγω συμφωνία δεν έγινε με τον υφιστάμενο Ανάδοχο, με αφαίρεση του ανάλογου ποσού που περιλαμβανόταν στη Σύμβαση και, ως εκ τούτου, δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αποκοπή πληρωμών προς τον Ανάδοχο, στο πλαίσιο των αποζημιώσεων προς το Δημόσιο από τον τερματισμό της σύμβασης ΓΛ 14/2016 (για τυχόν εκκρεμείς πληρωμές προς τον Ανάδοχο)».
«Παρατηρήσαμε ότι, παρά την ύπαρξη καθυστερήσεων κατά τη διάρκεια υλοποίησης του συστήματος, το ΓΛ, απαντώντας στην Υπηρεσία μας τον Φεβρουάριο 2020 σε σχετικές καταγγελίες τις οποίες του διαβιβάσαμε, δεν είχε εκφράσει οποιαδήποτε ανησυχία για την υλοποίηση του έργου και δημιουργούσε την ψευδαίσθηση ότι το έργο θα υλοποιείτο έγκαιρα και αποτελεσματικά», προσθέτει.
Επιπλέον, η ΕΥ αναφέρει ότι «το Σύστημα, παρά την παράταση ενός έτους που δόθηκε (από την 1.1.2022 στην 1.1.2023) δεν είχε περάσει τις δοκιμές αποδοχής ώστε να τεθεί σε εφαρμογή» και ότι «ο Ανάδοχος έχει αποδεδειγμένα αποτύχει να εκπληρώσει τις συμβατικές του υποχρεώσεις, λαμβάνοντας υπόψη και το γεγονός ότι δεν τήρησε τα συμφωνηθέντα, ενώ το ΓΛ απέτυχε να διαχειριστεί την όλη κατάσταση και να εκτιμήσει ορθά τις υποσχέσεις του Αναδόχου αναφορικά με την ολοκλήρωση του έργου».
«Ο τερματισμός της σύμβασης οδηγεί ουσιαστικά το δημόσιο αρκετά χρόνια πίσω στην υλοποίηση ενός τόσο σημαντικού έργου, με όλα όσα αυτό συνεπάγεται», καταλήγει η ΕΥ.
